Desafio

A ZEISS é uma das mais fabricantes de lentes do mundo, eles fazem desde lentes para câmeras até lentes para telescópios. No Brasil, eles tem a ZEISS Vision Center, uma franquia onde vendem óculos e lentes, existiam na época mais de 30 unidades no país todo, e crescem mais a cada ano.
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Eles vieram a agência procurando algo para unificar a comunicação entre as franquias, na época estavam usando diferentes canais e ferramentas para isso e ficava difícil para eles manterem o controle de tudo, então oferecemos uma plataforma onde poderiam controlar pedidos, subir arquivos de marketing e se comunicar como as franquias de forma simples.
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Meus principais objetivos nesse projeto eram:

- Permitir que os funcionários das franquias conseguissem de forma rápida e intuitiva encontrar os recursos que eles precisavam e fazer com que se sentissem confortáveis e seguros aos usar a plataforma.

- Permitir com que os funcionários da ZEISS conseguissem avaliar de forma fácil os dados e que pudessem subir rapidamente diversos tipos de arquivos para as franquias baixarem.

Pesquisa

Nessa plataforma existiam 2 tipos de usuários: os administradores, que iriam controlar tudo, eles iriam ver qual era os pedidos, subir os arquivos e qualquer outra coisa no sistema, e os funcionários das franquias, que iriam baixar esses arquivos e enviar formulários e pedidos, esses 2 tipos de usuários tem interesses diferentes mas fazem quase a mesma coisa.
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Já que tinha um prazo curto, meu foco foi os funcionários das franquias, entendi que eles teriam os maiores problemas ao usar algo novo e queríamos que tivessem a transição mais tranquila possível para esse novo sistema.
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Eu comecei entrevistando alguns funcionários da ZEISS sobre os atuais problemas e necessidades que eles tinham em sua comunicação, durante o processo percebemos que muitos mais era necessários mas existiam alguns recursos essenciais:

Comunicados

Mensalmente, a ZEISS mandava comunicados a suas franquias sobre o que estava acontecendo na empresa, mas eles estavam enviando via WhatsApp para alguns, via e-mails para outras, dessa forma eles nunca sabiam se os donos da franquias tinham realmente lido aquilo.

Pedidos

As franquias enviavam muitos pedidos a ZEISS, desde de novos produtos para venda a canetas como brindes, esses pedidos eram feitos em um template no Excel e enviamos por e-mail, mas era uma bagunça devido aos muitos gerentes que existem na empresa, eles acabavam recebendo pedidos de outros gerentes e tudo isso se perdia.

Campanhas de marketing

Como uma franquia, eles precisavam ter campanhas de marketing unificada, mas não estavam conseguindo fazer isso de forma eficiente, os arquivos eram enviados por WeTransfer por causa do tamanho dos arquivos, mas sempre acabavam perdendo os links ou os arquivos devido ao limite de 7 dias.

Relatórios

As franquias precisavam fazer uma série de relatórios a ZEISS e isso estava sendo enviado por e-mail, o que era muito confuso.

Manuais

Eles queriam unificar sua presença, por isso a ZEISS tinham muitos manuais, que vão desde identidade visual a como os funcionários das franquias devem se comportar no trabalho, mas a maioria das franquias não usavam esse manuais, alegando não terem o acesso a eles.

Arquitetura de informação

Primeiramente, comecei fazendo uma espécie de card sorting internamente para definir a arquitetura do site, validei diversas vezes com o cliente até chegar numa solução ideal, porque era necessário ter certeza de que os usuários iriam encontrar os recursos e informações que estariam procurando:

Desenvolvimento

Fiz diversos wireframes, que cobriam a principal jornada do usuário e os principais recursos, porém entendi que com esse cliente seria melhor mostrar algo mais finalizado e próximo do resultado final, então usei o wireframe como um guia interno, assim que fiquei feliz com ele fui para o visual final.
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Uma das coisas que o cliente estava preocupado era sua identidade visual, mesmo tendo um monte de manuais e um brandbook, eles não tinham nada focado em interfaces, então eu comecei a fazer meu próprio style guide com padrões que eu encontrava nas interfaces deles, que iam desde o site oficial até outras plataformas que ele tinham, isso me ajudou muito a acelerar meu trabalho além de manter a consistência.
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Esse style guide se mostrou importante, usando símbolos no Sketch consegui manter tudo sobre controle e trabalhar mais rápido, eu adaptei e criei padrões em algumas coisas que não via definidas nas outras interfaces e tentei fazer da melhor maneira possível.
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Aqui está algumas decisões de design que fiz durante o processo:

Formulários

Os formulários são simples e curtos, mas por causa de informações tão específicas e a quantidade vezes que eles tinham que preenche-los, os usuários se sentiam desmotivados, então usei o Typeform como exemplo, fiz uma barra de progresso com uma experiência passo a passo, bem simples, para ser menos entendiante, e para ser o mais acessível possível, o desenvolvimento dos formulários foram feitos usando as melhores práticas do WEBAim.

Pontos

As franquias ganhavam pontos comprando os produtos para venda, e usavam esse pontos para conseguir comprar merchandising e brindes na plataforma, então fizemos um extrato. Queria que parecesse o extrato de um banco real, para que dessa forma incentivando os usuários a usarem mais os pontos e terem controle deles.

Tabelas

Também fiz melhorias para os funcionários da ZEISS, como essa tabela para controlarem os usuários. Aqui existe muita informação, mas entendi nas entrevistas que eles estavam sempre com pouco tempo para fazer esse tipo de tarefa, então queria deixar tudo exposto em uma só tela, mas fazendo de forma que fosse organizada e fácil de entender.

Lições aprendidas

Eu aprendi muito com esse projeto e cresci muito como designer, devido ao tamanho e dificuldades que encontrei ao desenvolver essa plataforma. Senti muita pressão para fazer um produto que fosse realmente bom, pelo fato de que muitas pessoas seriam obrigadas a usar a plataforma, então não queria que fosse mais um péssimo sistema B2B, dei o meu melhor para entregar a melhor experiência possível.
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Tive a oportunidade trabalhar bem perto da equipe de desenvolvimento e ver o quanto isso ajuda, tanto para os designers quantos desenvolvedores, conseguimos todos fazer um produto do que nos orgulhamos. Aqui estão outros aprendizados:
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- Toda e qualquer pesquisa é importante para convencer os clientes e/ou stakeholder o porque devemos investir tempo fazendo algo, ou porque um recurso é importante, não importa se for uma pesquisa primária ou secundária.
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- Fazer algo que seja duradouro, e que permita o máximo de flexibilidade para que recursos possam ser adicionados no futuro sem problemas.
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- Criar para todos os estados possíveis e casos extremos, e pensando como isso irá ficar caso não tenha nenhum arquivo para download ou se tiver 500.